Эксперт по автоматизации учета и налоговый консультант Ольга Хильчук представила пошаговую инструкцию, как украинцам самостоятельно оцифровать бумажную трудовую книжку и передать данные в Пенсионный фонд.
Разъяснение было опубликовано на популярном YouTube-канале "Марьяна Кавин Налоговый блог" и особенно актуально для граждан, находящихся за границей или временно не трудоустроенных.
Учитывая, что Украина полностью переходит на электронные трудовые книжки, своевременное внесение данных из старых бумажных документов является критически важным для корректного учета стажа и будущего начисления пенсии.
"По многочисленным вашим запросам под предыдущим видео записываю ролик, каким образом оцифровать бумажную трудовую книжку самостоятельно. К примеру, вы за границей или нигде не работаете и хотите сами сделать такую процедуру", — отметила Ольга Хильчук.
Ключевые моменты и опровержение мифов
В видеоинструкции эксперт развенчала несколько распространенных мифов. В частности, она подчеркнула, что нынешним пенсионерам не нужно повторно оцифровывать свои трудовые книжки.
"Скажу коротко, не нужно, ведь ваше пенсионное дело уже сформировано, и записи трудовой книжки туда тоже уже попали оцифрованные тогда, когда вам назначали пенсию", — пояснила консультант.
Также была опровергнута идея о возможности использования приложения "Дія" для этой цели. По словам Хильчук, единственным правильным онлайн-инструментом для этого является веб-портал электронных услуг Пенсионного фонда Украины (portal.pfu.gov.ua).
"У нас остается один вариант коммуникации с Пенсионным фондом – это так называемый веб-портал Пенсионного фонда… То есть альтернативного варианта на сегодня в онлайн-режиме нет", — подчеркнула она.
Пошаговый алгоритм действий
Процесс самостоятельной оцифровки, согласно инструкции, включает несколько этапов:
-
Проверка: Перед началом работы стоит зайти в личный кабинет на портале ПФУ и проверить, не оцифровал ли вашу трудовую книжку кто-то из предыдущих работодателей.
-
Подготовка скан-копий: Необходимо сделать цветные скан-копии всех заполненных страниц трудовой книжки. Важно, чтобы изображения были четкими, а размер каждого файла не превышал 1 МБ.
-
Авторизация на портале ПФУ: Войти в личный кабинет можно с помощью BankID, "Дія.Підпис" или файловой квалифицированной электронной подписи (КЭП).
-
Подача документов: В соответствующем разделе портала нужно загрузить подготовленные скан-копии.
-
Подписание и отправка: Загруженные файлы необходимо подписать своей КЭП и отправить на рассмотрение в Пенсионный фонд.
-
Контроль: Отслеживать статус обработки заявки можно в разделе "Мои обращения" в личном кабинете.
Эксперты советуют не медлить с этой процедурой, чтобы обеспечить корректность данных о своем трудовом стаже и избежать проблем в будущем.
Напомним, что в Украине подходит к концу переходный период на электронные трудовые книжки, и граждане должны до 10 июня 2026 года перевести бумажные документы в цифровой формат. Несвоевременное выполнение этого требования может привести к потере страхового стажа, задержкам при оформлении пенсии и сокращению срока, учитываемого для расчета выплат.
Как сообщалось, украинцы могут самостоятельно проверить, оцифрован ли их статус трудовой книжки на портале электронных услуг Пенсионного фонда Украины. Для этого нужно зайти в личный кабинет, где в разделе "Электронная трудовая книжка" содержится вся информация, внесенная на основе сканированных копий, предоставленных работником или работодателем.
Стоит добавить, что право на пенсию зависит от страхового стажа, и правила его подтверждения менялись. Периоды работы до 1 января 2004 года фиксируются по данным бумажных трудовых книжек, поэтому их оцифровка крайне важна для полноты данных, хотя ПФУ уверяет, что стаж не будет потерян даже в случае неподачи документов до конечного срока.
Кроме того, чтобы избежать потери стажа, можно самостоятельно оцифровать документы. Для этого нужно подготовить цветные скан-копии всех заполненных страниц трудовой книжки и загрузить их через личный кабинет на портале ПФУ, авторизовавшись с помощью электронной подписи, BankID или Дия.Подпись.
